Vanuit de AVG moet elke vereniging inventariseren welke persoonsgegevens worden verwerkt. En je moet daar een overzicht van kunnen overhandigen. Je hebt voor je vereniging persoonsgegevens nodig anders kun je geen ledenbestand opbouwen. Kernbegrip is ‘verwerken’. Hiermee bedoelen we alle handelingen die je met de persoonsgegevens uitvoert. Je maakt een algemeen Excel-ledenbestand en een financieel Excel-bestand, je kopieert gegevens op papier, je maakt een adressenlijstje voor je nieuwsbrief, enz. Zodra je persoonsgegevens verwerkt val je onder de AVG en moet je dus aan deze regelgeving voldoen.
Ga na welke persoonsgegevens er binnen de vereniging gebruikt worden
Het is een hele klus om te inventariseren welke gegevens je allemaal verwerkt. Denk aan:
- Computerapplicaties controleren waarin velden zijn opgenomen met persoonsgegevens
- Controleer ook persoonsgegevens die je als vereniging hebt ondergebracht bij derde partijen, b.v. een salarisadministratiekantoor of nieuwsbrief-verzender
- Elektronische documenten (Excel-lijstjes, Word-documenten, etc.) met persoonsgegevens
- Papieren documenten (denk ook aan kopieën van een paspoort of rijbewijs)
Binnen ons AVG-programma hebben we een handige checklist waarbij je na kunt lopen en aanvinken welke persoonsgegevens je allemaal verwerkt.
Pas op met bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens van gevoelige aard, de verwerking ervan kan iemands privacy ernstig beïnvloeden. Denk aan gezondheidsgegevens of politieke voorkeur. Bijzondere persoonsgegevens mogen daarom alleen onder zeer strenge voorwaarden worden verwerkt.
Over Stichting AVG voor Verenigingen
Stichting AVG voor Verenigingen is er voor en door verenigingen. Vanuit de verenigingswereld is het initiatief gestart en zijn de juiste experts samengebracht om een manier te vinden waardoor alle verenigingen in Nederland zo eenvoudig mogelijk aan de AVG-wet kunnen voldoen. Het resultaat is een (online) programma. Verenigingen worden hierbij stap voor stap door alle vereisten van de nieuwe privacywet geloodst, met een AVG-verklaring aan het eind.
Als vereniging kan je eenvoudig aan de slag. Meld je hier aan. Heb je interesse vanuit een koepelorganisatie? Lees dan hier hoe we samen alle verenigingen AVG-proof maken.
The post Wist je dat je moet inventariseren welke persoonsgegevens je vastlegt? appeared first on AVG Verenigingen.